プレゼン必勝法!(4)成功するプレゼン発表は、ここが違う!

さて、プレゼンの発表本番ではどんなことに気を付けたらよいでしょうか?あまり出来の良くないプレゼン資料でも、発表で何となく説得されてしまったり、よくわかるスライドなのに、発表がさえないばっかりに、印象が最悪になるケースも多々あります。発表の際に気を付けるポイントをまとめてみました。
 
1.万全の準備をする
スライドに合わせたスピーチ原稿を作成し、与えられた時間内で収まるよう、リハーサルを実施しましょう。2回目で説明したプレゼン全体のストーリーも大事ですし、スライド単位でメリハリのきいた時間配分も必要になります。リハーサルでは、相手役も置いて、自分のプレゼンの印象を聞いたり、修正を行うことも有効です。
また、当日使用する機器や環境(PC、プロジェクター、USBメモリ、マイクの有無、通信環境等々)も確認し、不具合があった場合も想定して準備をしておきましょう。一番多いのはお客様先のプロジェクターに自分のPCが接続できないといったケースです。大事なプレゼン時間を失うばかりか、よっぽど心の広いお客様でなければ心象も悪いです。(私はお客様側にプロジェクターがある場合でも、予備に自社のプロジェクターを持っていくようにしていました。)
 
2.最初に確認する 時間配分が決まっている場合は不要ですが、全体の流れを最初に説明します。自己紹介や挨拶の後、「プレゼン時間をXX分、質疑応答は全体ご説明後にお時間をとらせていただきます」と伝えておけば、相手は時間の都合を調整でき、発表途中で質疑が出て、説明を遮られることがありません。
また、内容の説明においても、「これから、本件における最重要ポイントをお伝えします」といったように、これから話す内容を先に伝えておくと、相手は聞く負担を減らすために、無意識に聞く準備をします。全体の流れの中で、こういった予告のフレーズを、はめ込んでいくと良いでしょう。
 
3.脱線しない スピーチに自信がある方ほど、余計な話しをする方が多いのではないでしょうか。ついつい「おしゃべりが過ぎる」と、伝えたい内容が埋もれてしまいます。また、”立て板に水”でしゃべれる方は、言葉のつなぎも上手なので、 一文が長くなりがちです。簡潔で、文章をなるべく短く区切っていったほうが、相手は聞きやすく、理解もしてもらえます。
 
4.メリハリをつける まるでお経のような単調な発表は、聴く側の眠気を誘います。最も伝えたい内容の部分では、話すスピードをゆっくりにしたり、前後に間を取るといった意識的な話し方は、相手が聞きやすく、理解がしやすくなります。発表途中で詰まってしまい、会場がシーンとなった方も多いでしょう。間は発表者にとっては恐怖ですが、意図的に上手に間を取れれば、相手は(どうしたんだ?)と発表者に集中し、興味を引く効果があります。声のトーンや、大きさもポイントによって変化させると、相手が寝てしまうことはないでしょう。
 
5.具体的に話す 第3回にも説明しましたが、グラフや表を多用したスライドを上手に使って数字、データを相手に伝え、相手の記憶に残すことが重要です。曖昧な表現や、抽象的な話は避けましょう。説明が難しい箇所についてはたとえ話や、メタファーを使用すれば、相手がより具体的に想起、理解できるようになります。
 
6.パフォーマンスはマイナスイメージを持たれないように
パフォーマンスといっても、一芸を披露する必要はありません。発表態度のことです。姿勢は背筋を伸ばし胸を張り、前を向くこと。緊張のせいか無表情なプレゼンが多いですが、真剣さを失わない程度の笑顔は好印象になります。視線は相手、多人数の場合はまんべんなく配るようにしますが、キーマンには重要なポイント等でアイコンタクトをとることも有効でしょう。ボディランゲージは書くことが難しいですが、発表者の熱意や一生懸命さを伝えるには、織り交ぜたほうが良いと思います。レーザーポインターや指示棒を振り回さないように気を付けてください。
 
7.きちんと終了させる
最後に、全体の要点を簡潔にまとめ、プレゼンを通じてお願いしたい事を念押しし、終了するようにします。内容が良くても、フェードアウトで終了すると、相手は(結局なんだったけ?)で終わってしまいます。
 
8. 質疑応答へは誠実に対応する
自分で万全の準備をし、自信のあるプレゼンであれば、答えられない質問はないと思います。簡単な質問にも答えられない場合はプレゼンの内容そのもの欠陥や、発表者自身が内容を理解していないケースが殆どです。完璧なプランとはいえ、機転の利いた回答をその場で行う点で苦手な方も多いかと思います。想定質問と回答を準備しておく、リハーサルの際に想定質問を他の人にしてもらう等の準備はできますが、それでも即応できない質問が来ることもあります。そのような場合は、「ただいまのご質問は、XXXXXといった事でよろしいですか?」と相手の質問を繰り返し時間稼ぎをすることで、頭の中で、質問内容の整理と回答への準備ができます。それでも、その場で回答できない場合は、お詫びを述べたうえ、「XXまでにXXにてご回答いたします」と回答の期限と手段を伝えましょう。質疑応答は、相手にとっては、要求が満たされているかの確認、発表側の実力を確かめる事ができ、発表側にとっては、相手の興味がどれだけ深いかを知ることのできる山場でもあります。また質疑応答で質問が出ないプレゼンは、失敗といってもいいでしょう。
 
プレゼン発表は一発勝負であることが、緊張を高めます。場数を踏んで成功と失敗の経験を積んで、自分のプレゼンはこうしたいというイメージを持つことが大事です。セミナー等で他人のプレゼンに触れる機会を多くしたり、TV番組の司会者のトークのテクニックや、立ち振る舞いを参考にしたりするのも効果があります。最近はEテレでプレゼンテーションそのものの番組を放送したりしてます。
 
発表は苦手、人前で話すと緊張する、できることならやりたくない。でもプレゼンはうまくなりたい。と考えている方は、是非Plumsにご相談ください。

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