エグゼクティブサマリーの重要性は前回お伝えしましたが、本文でもあるプレゼン資料には必ず記載すべきポイントがいくつかあります。

お客様や相手の要求に応える内容を明確に伝え、飽きさせずに読んでもらうため、ストーリーをもった構成を行うことが重要です。 ストーリーを考える上で、作文や小説では『起・承・転・結』とよく言われますが、プレゼン資料の場合は、基本的には『起・承・結』がよいと考えています。『起』（導入）はお客様の課題の理解、自社の考え方、状況分析等を行い、提案におけるテーマや論旨を述べます。『承』（展開）では課題解決の具体的な方法や、その根拠、裏付け等、相手が論理的に理解できる内容を記載します。『結』（結論）は全体をまとめ、相手との合意を得る部分となります。 課題の認識と共有→課題解決方法とその根拠の提示→課題解決に向けた合意 のストーリーが、提案における重要な骨組みとなります。 『転』については、小説や映画では、ストーリーに意外性を加え相手の興味が薄れないようにし、中盤～終盤への盛り上がりを生む部分と認識していますが、プレゼン資料においては、途中で突飛な内容が入ってきても、相手は混乱するだけですので不要と考えています。 以下順に解説していきます。

（１）表紙と目次

表紙については、お客様名、自社や提案部署名、提案日付だけでなく、相手に提案の全体内容が推察できる題名（タイトル）をつける事をお勧めします。相手が興味を持つタイトルは、大風呂敷や、不必要に煽る必要はありませんが、秀逸なタイトルは他社との差別化につながります、題名に指定がある場合は、サブタイトル等での記入でもよいかと思います。忘れがちですが、目次とページ番号は必ずつけましょう。

『起』（２）背景、状況の説明と確認

お客様や相手の置かれている状況（外的、内的環境の変化等）の分析を行い、課題を記載します。RFP（対案依頼書）等で課題が明確化していれば、そのまま転記や流用してもよいと思いますが、『承』の内容との関連性を強める言葉に言い換えたほうが良い場合もあります。

（３）提案コンセプトの説明

課題に対しての理解を示し、自社や自身が課題に対して提案の中で、どう考えているかを伝えるセクションです。エグゼクティブサマリーでのメインメッセージと同じく、自社や自身の強みを紹介し、この課題に対して有効に活用できる事（結論）を伝えることが重要です。

『承』 （４）課題解決の実現方法

実際に課題を書き決する方法を記載します。製品やサービスの紹介だけでなく、実現に向けた詳細な内容と根拠を記載することが大事です。見積提出やコストが発生する場合には、費用算出の根拠にもなる部分ため、要件や条件を規定しておくことも重要です。 ・使用する製品やサービス ・推進体制（導入・構築・運用）と工数 ・スケジュール（大日程・中日程） ・実現性の裏付けとなる先行事例や試行結果等

（５）見積・コスト

費用が解決発生するケースが殆どであり、その場合、意思決定者が最も気になる部分でもあります。概算なのか詳細なのか、求められる見積によっても表現は変わりますが、見積条件に大きく影響する要因については、注記にて再度記載したほうが良いです。社内資料の場合は、金額根拠もベンダー見積だけでなく、先行事例での費用等を調査し比較検討した結果を記載したほうが説得力があります。

『結』 （６）結論・お願い

最後に簡潔に全体を整理し、再度結論を述べます。 全体の構成としては、『承』が説明内容も多く、ボリュームも多くなりがちで、結果として散漫な提案になってしまうケースもよくあります。説明のための説明にならないよう、『起』の課題を整理するとともに、『起』との関連性を保ちつつ、『承』の構成を考えていくことも飽きさせないポイントになります。 次回は、プレゼン資料の体裁等についてです。 プレゼン資料の添削やアドバイスも承ります。

イマイチ不安がある、社内で確認できる人がいない、他と差別化したい等ご要望ありましたら、お気軽にご相談ください。

お客様への商品やサービスの提案書、社内稟議や説明会等々のプレゼンの時に、皆さんは、エグゼクティブサマリーを付けていますか？ エグゼクティブサマリーは、投資家に自社の事業説明をする際の「事業計画書」の一番最初に、説明内容をA4数枚程度に簡潔にまとめたもので、最も重要な部分です。投資家は、このページのみで判断するケースが多いので、どんなに良い内容が、計画書に書かれていようとも、エグゼクティブサマリーがNGであれば、ポイッとされてしまいます。 事業計画書の目的は、投資家に自社のビジネスプランを納得してもらい、事業に対する投資を得るのがゴールです。営業でいえばお客様から注文を頂く、社内稟議であれば社長や上司に決済をもらう事と同じです。意思決定者は多忙ですから、短時間で簡潔に概要を伝えるという意味では、エグゼクティブサマリーはどんなプレゼンでも必須と言えます。

社内でも投資に関する稟議等々、ワンページでの説明を求められるケースも多いです。社内の場合は、フォーマットが決まっていて、記載の自由度が低く、結果的に添付別紙での説明が多く時間がかかり、意思決定者から”で、結局どうしたいんだ？”と言われてしまったり。

また、お客様がベンダーを選定し社内稟議にかける際も、その稟議書には必ずベンダーの比較検討結果とともに、内定したベンダー提案の要約が添付されます。RFPでサマリー提出を要求されるケースも多くなってきましたが、言われる前にエグゼクティブサマリーを提出すれば、お客様の労力も省け、心象がよくなる効果もあります。

意思決定者に”ささる”エグゼクティブサマリーを作成できれば、プレゼンの半分は成功したようなものです。

①簡潔にかつ必要事項を必ず入れる

当然ですが、A3なら1枚、A4であれば3枚程度にまとめることが前提です。細かいデータや補足が必要とされそうな内容については、資料を準備しておくか、口頭で補足します。全体を網羅し、重要な点が記載されている事は重要ですが、情報を詰め込もうとするあまり、文字のフォントを小さくするのはNGです。

②伝えたいキーワード、メッセージを織り込む

多くの情報や説明が必要となる場合でも、簡潔なキーワードやメッセージを数個に絞り込む必要があります。当然、相手に伝えたい内容を、相手が興味を持つメッセージで表現できればベストです。ちなみに、”決済して下さい”はメッセージではありません。

③図や表を活用して表現する

こういう分析をした、なぜそうなるのか等、情報の関連性を表示するには、図や表で表すのが重要です。限られたスペースですが、図表を中心とした見やすいレイアウトは、箇条書きの文章よりも、相手の興味を引きます。スケジュールも項目単位で、担当や内容が記載でき、各々の期限やマイルストーンが明確になる線表で記載したほうが良いです。

④専門用語や略語は可能な限り避ける

ITの場合SFA/CRM/ERPといった略語を使うケースが多いですが、エグゼクティブサマリーでは、可能な限り避けるようにしています。相手との共通言語になっていれば良いですが、名ばかりのCIO（結構多い）や情報システム部門以外の決裁者が閲覧する場合も多いので、”誰にでも理解できる”内容で纏めたほうが得策です。

⑤あえて具体的な内容や詳細を書く

全体概要を網羅しようとすると、意思決定者の視点からは、あたりまえのぼんやりした内容になりがちです。具体的な事例や、試行結果のプラス効果は、説得材料として迫力があります。意思決定者に、本文への興味を持ってもらう意味でも、ほかのスペースを調整してでも、詳細を記載する価値はあります。 とポイントを書きましたが、良い内容の提案であれば、エグゼクティブサマリーは割とスラスラ作成できるのではないかと思います。逆に言えば、良いエグゼクティブサマリーは、良い提案であることが多いです。以前勤めていた会社では、技術系ということもあり、研究論文を先に作り、要点をプレゼンする文化が根強く残っていました。論文に沿っているので、課題抽出、検討、隘路と続き、眠くなってきたころ結論が出てきます。ビジネスにおけるプレゼンは研究結果発表ではなく、「相手にいかに伝えるか」ですので、エグゼクティブサマリーを先に作り、内容を整理、精査したうえで提案内容を肉付けしていく手法もあるかと思います。  

エグゼクティブサマリーについて、もっと詳しくご説明や解説が必要であれば、ぜひご連絡ください。