お客様への商品やサービスの提案書、社内稟議や説明会等々のプレゼンの時に、皆さんは、エグゼクティブサマリーを付けていますか？エグゼクティブサマリーは、投資家に自社の事業説明をする際の「事業計画書」の一番最初に、説明内容をA4数枚程度に簡潔にまとめたもので、最も重要な部分です。投資家は、このページのみで判断するケースが多いので、どんなに良い内容が、計画書に書かれていようとも、エグゼクティブサマリーがNGであれば、ポイッとされてしまいます。事業計画書の目的は、投資家に自社のビジネスプランを納得してもらい、事業に対する投資を得るのがゴールです。営業でいえばお客様から注文を頂く、社内稟議であれば社長や上司に決済をもらう事と同じです。意思決定者は多忙ですから、短時間で簡潔に概要を伝えるという意味では、エグゼクティブサマリーはどんなプレゼンでも必須と言えます。

社内でも投資に関する稟議等々、ワンページでの説明を求められるケースも多いです。社内の場合は、フォーマットが決まっていて、記載の自由度が低く、結果的に添付別紙での説明が多く時間がかかり、意思決定者から”で、結局どうしたいんだ？”と言われてしまったり。

また、お客様がベンダーを選定し社内稟議にかける際も、その稟議書には必ずベンダーの比較検討結果とともに、内定したベンダー提案の要約が添付されます。RFPでサマリー提出を要求されるケースも多くなってきましたが、言われる前にエグゼクティブサマリーを提出すれば、お客様の労力も省け、心象がよくなる効果もあります。

意思決定者に”ささる”エグゼクティブサマリーを作成できれば、プレゼンの半分は成功したようなものです。

①簡潔にかつ必要事項を必ず入れる

当然ですが、A3なら1枚、A4であれば3枚程度にまとめることが前提です。細かいデータや補足が必要とされそうな内容については、資料を準備しておくか、口頭で補足します。全体を網羅し、重要な点が記載されている事は重要ですが、情報を詰め込もうとするあまり、文字のフォントを小さくするのはNGです。

②伝えたいキーワード、メッセージを織り込む

多くの情報や説明が必要となる場合でも、簡潔なキーワードやメッセージを数個に絞り込む必要があります。当然、相手に伝えたい内容を、相手が興味を持つメッセージで表現できればベストです。ちなみに、”決済して下さい”はメッセージではありません。

③図や表を活用して表現する

こういう分析をした、なぜそうなるのか等、情報の関連性を表示するには、図や表で表すのが重要です。限られたスペースですが、図表を中心とした見やすいレイアウトは、箇条書きの文章よりも、相手の興味を引きます。スケジュールも項目単位で、担当や内容が記載でき、各々の期限やマイルストーンが明確になる線表で記載したほうが良いです。

④専門用語や略語は可能な限り避ける

ITの場合SFA/CRM/ERPといった略語を使うケースが多いですが、エグゼクティブサマリーでは、可能な限り避けるようにしています。相手との共通言語になっていれば良いですが、名ばかりのCIO（結構多い）や情報システム部門以外の決裁者が閲覧する場合も多いので、”誰にでも理解できる”内容で纏めたほうが得策です。

⑤あえて具体的な内容や詳細を書く

全体概要を網羅しようとすると、意思決定者の視点からは、あたりまえのぼんやりした内容になりがちです。具体的な事例や、試行結果のプラス効果は、説得材料として迫力があります。意思決定者に、本文への興味を持ってもらう意味でも、ほかのスペースを調整してでも、詳細を記載する価値はあります。とポイントを書きましたが、良い内容の提案であれば、エグゼクティブサマリーは割とスラスラ作成できるのではないかと思います。逆に言えば、良いエグゼクティブサマリーは、良い提案であることが多いです。以前勤めていた会社では、技術系ということもあり、研究論文を先に作り、要点をプレゼンする文化が根強く残っていました。論文に沿っているので、課題抽出、検討、隘路と続き、眠くなってきたころ結論が出てきます。ビジネスにおけるプレゼンは研究結果発表ではなく、「相手にいかに伝えるか」ですので、エグゼクティブサマリーを先に作り、内容を整理、精査したうえで提案内容を肉付けしていく手法もあるかと思います。

エグゼクティブサマリーについて、もっと詳しくご説明や解説が必要であれば、ぜひご連絡ください。